Protokoll ekstraordinær generalforsamling 1/11-2003

Referat fra Ekstraordinært Årsmøte
Irsk Ulvehundklubb Norge
Avholdt på Sandmoen, Trondheim 1/11-03 kl 11.00

14 medlemmer var møtt.

Olav Westgård åpnet møtet.

Han beklaget den manglende headingen på møteinnkallingen, men henviste i den forbindelse til NKKs organisasjonskommite som har bekreftet at møtet er godkjent til tross for dette.

Møteleder: Olav Westgård

Referent: Nina Manum Nilsen

Steinar Stenersen ba om at det ble notert i protokollen at ikke alle hadde fått innkalling i tide til å imøtekomme fristen på 3 uker. I og med at ikke alle innkallingene hadde fått et datostempel fra Posten, kunne det være grunnlag for tvil. Innkallinga var postlagt fredag 10. oktober, noe som er forenlig med fristen. Postgangen kan ikke styret belastes for.

Innkallinga ble godkjent med ovenstående merknader.

Sakliste

Valg av ny leder.

Her ba Tor Stendal om ordet, og leste opp følgende:

Kommentarer fra lederen for Irsk Ulvehundklubb Norge ang. innkallingen til ekstraordinært årsmøte og dets skrevne innhold.

Punkt 1

Når det gjelder punktet om misnøye med lederens arbeid i styret, så har dette aldri vært fremsatt ovenfor leder, som noe problem fra resten av styret på noe tidspunkt. Alle som sitter i et styre, må være klar over at det er deres plikt å ta opp saker som de måtte være misfornøyd med.

I dette tilfelle, er rette fremgangsmåte og forlange å få et møte med leder, der problemet blir fremlag og drøftet til det beste for klubben.

Punkt 2

Manglende kommunisering og koordinering av styrets arbeid. Leder er i henhold til resten av styret, ikke enig i at klubben er bedre tjent med å få en ny leder. Hvordan kan styrets medlemmer uttale seg om dette? De har ikke snakket med leder om dette.

Nestleder har aldri ringt meg. Det synes jeg forteller det meste. Han har heller ikke vært enkel å få tak i på telefon. Jeg ringte til ham 3 ganger etter at jeg mottok innkallingen uten å få svar. Jeg ble heller ikke oppringt tilbake av nestleder.

Sekretæren ringte meg siste gang i slutten av August. Da ble vi enige om å avholde et telefonmøte. Sekretæren skulle forhøre seg om pris på dette, og sette opp en møtedato. Han jobbet også med å prøve å få tak i en kasserer til klubben. Ikke noe av dettte har leder fått noe tilbakemelding om. Medlemsliste ble versendt til sekretær. Ingen tilbakemelding nå heller. Leder ringt flere ganger i løpet av September og Oktober på sekretærs mobil uten å få kontakt ei heller noe tilbakeringing. En av de første dagene i Oktober ringte jeg igjen og denne gangen fikk jeg kontakt. Det viste seg at sekretæren var på en båttur men han skulle ta kontakt med meg når han kom hjem. Den telefonen kom aldri.

Når det gjelder resten av styrets medlemmer, så har de også fått tildelte oppgaver vedrørende det å prøve å få folk til å ta på seg oppgaver i de forskjellige komiteer og verv som finnes i klubben. Som jeg sa da de ble tidelt disse oppgaver, så behøvde de ikke ringe meg for å fortelle at personen som hadde dette vervet tidligere ikke ville fortsette. Det var bare å forespørre nye personer om det var noen som var villig til å ta på seg disse vervene. Ingen tilbakemelding om dette er heller mottatt.

Den 29/8-03 ble Gunda Olsen forespurt fra styret om hun var villig til å ta på seg ansvaret som styrets representant, og til å lede/koordinere arbeidet sammen med Terrierklubben ang. Hallingdalsutstillingen. Dette svarte hun ja til. Det ble da varslet om at hun måtte ta kontakt med regionslederne og oppdretterne om det blant disse var noen interesse i å hjelp til med utstillingen. Den 3/9-03 fikk jeg telefon fra Gerard McCabe med spørsmål og Irsk Ulvehundklubb skulle være med å arrangere Hallingdalsutstillingen 2004. Til dette svarte jeg ja og at det var Gunda som var koordinator for dette fra våres side. McCabe sa han skulle bringe dette tidere til Terrierklubb, noe jeg i ettertid forstod han ikke hadde gjort. Jeg tok da kontakt med Inger Kristiansen, leder i terrierklubbben og spurte om Gunda hadde vært i kontakt med dem. Det svarte hun benektende på. Jeg ga henne da e-mail adressen og telefonnr til Gunda. Etter en telefonsamtale med Gunda fikk jeg greie på at Inger Kristiansen hadde sendt henne en mail.

Jeg har hatt flere henvendelser ang. denne utstillingen fra medlemmer som har lurt på om det ble noen utstilling. Dessverre så kunne jeg bare henvise til hvem som stod som ansvarsperson da jeg selv ikke var informert om hvordan arbeidet skred fram.

Som dere ser, medlemmer av Irsk Ulvehundklubb Norge og styremedlemmer, så er det nok ikke lederens rolle som er det store problemet men derimot styremedlemmenes mangle på vilje til å ha kontakt med nåværende leder av klubben.

Når det gjelder innkallingen har jeg et par sluttord. En leder skal på forhånd være orientert om hva som skal foregå. Det sendes ikke ut en vanlig medlemsinnkalling til leder om ekstraordinært årsmøte, der han får vite at saken gjelder ham selv. DETTE ER I HØYESTE GRAD TRAKASSERING AV VEDKOMMENDE PERSON.

Til slutt vil jeg si at jeg trekker meg frivillig fra vervet som leder. Det går ikke an å sitte i sammen med personer som driver på denne måte. Jeg vil også uttrykke en stor mistillit til gjenværende medlemmer av styret. Klubben er ikke tjent med å ha dere, trekk dere fra deres verv.

Tor Stendal
Fhv. leder

(Originalen til dette brevet oppbevares i klubbens protokoll  – Referentens anmerkning.)

Etter å ha lest opp dette brevet, forlot Tor Stendal møtet.

Steinar Stenersen ba om ordet for å lese en mail han hadde mottatt som var stilet til årsmøtet.

Mailen var fra Tina Haddeland og Tore Grønhaug

De er forhindret fra  å komme på møtet men vil gjerne komme med en kommentar. De reagerer på fremgangsmåten til resten av styret, uten at de dermed tar leder i forsvar. Til de synes de at de vet for lite om det som har foregått, men synes dette er som å dolke noen i ryggen og setter spørsmålstegn om dette er folk en bør gi ansvar for klubben til. Mener at hele styret bør gå av, og nye navn ta over. Dersom det skjer, er de villige til å ta på seg arbeidet med bladet, men ber forsamlingen se bort fra dette dersom styret blir sittende med ny leder.

Etter disse to opplesningene ble det utvekslet en del kommentarer:

– noen kommentarer ang det Tor Stendal leste opp før han forlot møtet. En del av hans påstander er direkte feil i følge andre i styret.

Framsatt kritikk mot resterende styre for slett innsats. Bl.a. med hensyn til spalten i hundesport. – Så langt er det ingen som har sendt inn verken utstillingsresultater eller annet til spaltisten. For øvrig har Moy Kleffelgård tatt over som spaltist, og ser rimelig lyst på fremtiden.

Valg av leder

Det mest naturlige er vel at nestleder rykker opp og fungerer som formann frem til neste ordinære årsmøte. Nestleder, Jarle Røros, synes det kun bør være en nødløsning da han ikke føler seg kompetent til vervet.

Styret har bedt Tore Nilsen om å stille til valg som leder.

Steinar Stenersen framsatte følgende forslag:

Ønsker å stille mistillitsforslag mot hele styret. Det bør innkalles til et nytt ekstraordinært årsmøte. Er man rask kan innkalling sendes ut og møtet berammes til Hamar den helga utstillinga i Vikingskipet er.

Eventuelt, kan man velge et interimstyre på 3 personer som ivareta klubbens interesser frem til ordinært årsmøte i 2004.

Forslaget falt med 11 mot 2 stemmer.

Tore Nilsen ble bedt om å komme med en kommentar før man gikk videre på valget.

» Å sitte i et styre er ofte ikke svaret på noens drømmen. Men når man bryr seg om rasen og bryr seg om mange av klubbens medlemmer, har man nesten ikke lov til å si nei til å ta i et tak.»

Han ser det også naturlig at nestleder rykker opp til lederplassen, men har forståelse for Jarle Røros’ synspunkt, og har sagt ja til å stille til valg.

Tore Nilsen ble valgt til ny leder med 11 stemmer. Ingen stemte imot. 2 stemte blankt.

Steinar Stenersen og Hilde Lorentzen meldte seg frivillig til å undertegne protokollen fra møtet.

Årsmøtet ble hevet kl. 12.10

Trondheim 01.11.03

Nina Manum Nilsen (sign)

Referent

 

Steinar Stenersen (sign)
Møtevitne

Hilde Lorentzen (sign)
Møtevitne